Prosesskartlegging

«A bad process will beat a good person every time» - W. Edwards Deming -

Hvordan er flyten i dine prosesser? Hvilke aktiviteter utføres?

Hvilke målinger gjøres underveis for å sikre kvalitet? 

Er alle enige om hvordan prosessen skal utføres?

For å forbedre en prosess må vi forstå den. Prosesskartlegging hjelper oss å forstå prosessen.

Fordeler med prosesskart

Prosesskart er visuelle verktøy som beskriver hvordan aktiviteter er knyttet sammen for å oppnå et resultat. Prosesskart brukes for formell dokumentasjon av prosesser, for forbedring av prosesser og for design av nye prosesser.

Symboler og fargekoder for å tydeliggjøre type aktivitet er vanlig å benytte. Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg til ulike formål. Felles for dem er at de gjør det enklere for de involverte å forstå sin rolle og hvordan de passer inn i det store bildet.

Prosesskartlegging fokuserer på prosess, ikke på dem som utfører prosessen. Har du en dårlig prosess hjelper det ikke med dyktig mennesker til å utføre prosessen.

Prosesskart er en visuell måte å se hvordan aktiviteter henger sammen.

Her er noen fordeler med å benytte prosesskartlegging:

• Det er en visuell måte å se helheten av prosessen
• Det er lettere for alle som er en del av prosessen å forstå sin rolle og hvordan deres prosess passer inn i det store bildet
• Prosesskart beskriver hvordan alle aktiviteter utføres og hvordan flyten er
• Det kan brukes i forbindelse med opplæring
• Det er lettere å bestemme målepunkter for å forbedre prosessen
• Det vil hjelpe deg med å forstå hvor problemer oppstår,  og hvilke årsaker de kan ha
• Det utfyller andre analytiske verktøy ved å gi kilder til data og input som kan analyseres videre
• Det identifiserer mange viktige egenskaper med prosessen som du trenger for å gjøre forbedringer
• Det knytter de enkelte trinnene sammen og synliggjør den totale innsatsen og flyten som er nødvendig for å møte virksomheten og kundens behov  

Gjennomføring av prosesskartlegging

Prosesskartlegging utføres med følgende steg:

1. Bestem en prosess som skal kartlegges
2. Definer prosessen (start og stopp punkt)
3. Kartlegg hovedprosess trinnene
4. Kartlegg alternative veier
5. Inkluderer inspeksjon / kontroll punker
6. Identifiser forbedringspunkter

Det er viktig å beskrive prosessen slik den faktisk er, og ikke hvordan du tror eller ønsker at den er. Da er det viktig å gå dit prosessen faktisk skjer ("Go to Gemba"), spørre og involvere de som faktisk utfører prosessen. Still spørsmål og intervju de som er involvert i prosessen. 

Bruk gjerne gråpapapir og post-it lapper med ulike farger eller en tavle i prosesskartleggingen. Gjør det enkelt:

«Flow Charts should be as simply as possibly, but not simpler» Albert Einstein

 Når prosessen er kartlagt er det enklere å identifisere forbedringer.

Still spørsmål!

Det er spørsmål som leder til forbedringer. Tørr å utfordre etablerte sannheter og dagens praksis. Er svaret "Slik har vi alltid gjort det" er det god grunn til å spørre videre. Det er ingen dumme spørsmål. Her er eksempel på spørsmål som kan brukes i forbedringsarbeidet:

• Hva er formålet med aktiviteten / prosessen?
• Hvordan sikrer vi at formålet er oppnådd?
• Gjennomføres inspeksjoner / kvalitetskontroller? Er disse inkludert?
• Hva skjer dersom inspeksjonen / kontrollen ikke er godkjent?
• Hva påvirker gjennomføringen av aktiviteten?
• Hvor stor variasjon er det i målinger som gjøres?
• Er det aktiviteter som gjøres flere ganger?
• Er det kødannelser i prosessen?

Ulike prosesskart til ulike formål

Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg for ulike formål. Her er noen eksempler:

• Aktivitetsflytdiagram visualiserer flyten av aktiviteter og beslutninger mellom et start- og et stoppunkt.
• SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer) er et overordnet prosesskart som brukes som prioriteringsverktøy. 
• Spagettidiagram kartlegger bevegelse og transport av mennesker, varer og informasjon.
• Verdistrømsanalyse kartlegger prosesstrinn og nøkkelinformasjon som er viktig for gjennomløpstid, flyt- og/eller ressurseffektivitet.
• Swimlane er en variant av aktivitetsflytdiagrammet som inkluderer visuelle svømmebaner som viser hvem som er ansvarlig.
• Prosessvariabel kartlegging hjelper deg å identifisere variabler som kan påvirke kvalitet.

Hvilket prosesskart egner seg for din utfordring?

Lean Tech fasiliterer prosesskartlegginger. Ta kontakt om du er interessert!

Prosesskartlegging er beskrevet i nettkurset "Forbedringsverktøy", se informasjon nedenfor.