Prosesskartlegging: Forstå og forbedre dine prosesser

«Prosesskartlegging gjør det så mye enklere å se forbedringer!» - Kursdeltagere, prosesskartlegging.

Da teamet plutselig så flaskehalsene sine

På et kurs i prosesskartlegging fikk deltakerne først en innføring:

• Tydelig start og stopp

• Verb som beskriver aktiviteter

• Riktig detaljnivå med fokus på formål

• Samarbeid for å bygge oversikt

Så praktiserte de på egne prosesser. Først prosesskart av nåsituasjonen. Deretter se etter forbedringer.

Enstemming tilbakemelding fra gruppen:

«Prosesskartlegging gjør det så mye enklere å se forbedringer!»

De så:

• Hvor flaskehalser oppstod

• Hvor dobbeltarbeid skjedde

• Hvor ting falt mellom stoler

Når du ser prosessen, ser du mulighetene.

Kort oppsummert

Situasjon: Team kartla egne prosesser og praktiserte metoden på faktiske arbeidsoppgaver.

Innsikt: Visualisering av prosessen gjorde det umiddelbart lettere å se flaskehalser, dobbeltarbeid og hvor ting falt mellom stoler.

Læring: Du kan ikke forbedre det du ikke forstår. Og du kan ikke forstå prosessen før du har visualisert den - slik den faktisk er.

Anvendelse: Gjelder for alle typer forbedring - fra kommunale tjenester til produksjon og utslippskontroll.

Hva er prosesskartlegging?

Prosesskart er visuelle verktøy som viser hvordan aktiviteter er koblet sammen for å oppnå et resultat.

De brukes til formell dokumentasjon, forbedring og design av nye prosesser.

En dårlig prosess vil gi dårlige resultater, uansett hvor dyktige de involverte er.

For å forbedre en prosess må vi først forstå den. Prosesskartlegging hjelper oss med å se prosessen slik den faktisk er - ikke slik den burde være eller slik vi tror den er.

Først må vi bli enige om hvordan det faktisk fungerer. Deretter kan vi forbedre.

Hvorfor bruke prosesskartlegging?

• Gir en felles forståelse av aktiviteter, beslutninger og rekkefølge
• Gjør det lettere for de involverte å forstå helheten og sin rolle
• Avdekker grensesnitt og avhengigheter mellom avdelinger og systemer
• Lettere å se hvor du trenger målinger for faktabaserte beslutninger
• Kan brukes i opplæring og forbedringsarbeid
• Forenkler kommunikasjon - et bilde sier mer enn lange prosedyrer
• Synliggjør utfordringer og forbedringsområder
• Gir grunnlag for digitalisering og automatisering

Hvordan gjennomføre prosesskartlegging?

1. Bestem hvilken prosess som skal kartlegges
2. Definer prosessens start- og stoppunkt
3. Identifiser hovedaktivitetene mellom start og stopp
4. Inkluder beslutningspunkter og alternative veier
5. Legg inn inspeksjoner og kontroller
6. Identifiser forbedringsområder

For å kartlegge prosessen riktig må vi se hvordan den faktisk utføres - ikke hvordan vi tror den fungerer.

Dette innebærer å gå til der prosessen skjer, observere, stille spørsmål og involvere de som utfører arbeidet.

Still spørsmål for å forbedre prosessen

• Hva er formålet med prosessen?
• Hvordan måler vi om formålet er oppnådd?
• Hvilke kvalitetskontroller gjennomføres?
• Hva skjer hvis en kontroll ikke godkjennes?
• Hvilke faktorer påvirker aktiviteten?
• Er det unødvendige gjentakelser?
• Oppstår det køer eller flaskehalser?

Ulike typer prosesskart

Det finnes mange typer prosesskart som er egnet for ulike formål:

• SIPOC: Gir et overordnet bilde av prosessen og brukes ofte til prioritering.
• Spagettidiagram: Kartlegger bevegelse og transport av mennesker, varer og informasjon.
• Verdistrømsanalyse: Analyserer prosesstrinn og nøkkelinformasjon knyttet til flyt og verdiskaping.
• Swimlane-diagram: Viser prosessens steg og hvem som er ansvarlig for hvert steg.
• Prosessvariabelkart: Hjelper med å identifisere variabler som påvirker kvalitet og ytelse.

Kjenner du igjen dette?

Kanskje du kjenner igjen dynamikken:

• Teamet diskuterer hvordan prosessen fungerer, men ingen er helt sikre

• Dere oppdager problemer, men vet ikke hvor i prosessen de oppstår

• Forbedringstiltak fokuserer på symptomer fordi dere ikke ser helheten

• Nye ansatte lærer prosessen ulikt fordi det ikke er visualisert

• Dere bruker tid på å diskutere hvem som er ansvarlig for hva

Konsekvensen? Dere forbedrer delene, men ikke helheten.

Forbedre prosessen

De 8 typene sløsing:

Når du har kartlagt prosessen, se systematisk etter aktiviteter som ikke gir verdi. Dette kalles sløsing.

Verdistrømsanalyse og spagettidiagram viser i tillegg køer / lager (overproduksjon), flaskehalser (venting), transport & bevegelse.

Ofte stilte spørsmål

Hvor detaljert skal prosesskart være?

«Flow charts should be as simple as possible, but not simpler» - Albert Einstein

Tenk på formålet når du vurderer detaljnivå. Hvis formålet er å forbedre en prosess som går for sakte, må du inkludere detaljer som gir forståelse av hvorfor du går sakte. Uten disse detaljene kommer du ikke videre. Inkluderer du irrelevante detaljer kaster du bort tid.

Hvem bør være med når vi kartlegger?

De som faktisk utfører arbeidet. Ledere kan bidra med oversikt, men prosessen må kartlegges slik den faktisk utføres - ikke slik ledelsen tror den fungerer.

Hva gjør vi etter at vi har kartlagt?

Se systematisk etter forbedringspotensiale (se bildet over). Still forbedringsspørsmål: Hvor er flaskehalsene? Hvor er dobbeltarbeidet? Hvor faller ting mellom stoler? Prioriter forbedringer basert på hva som gir størst effekt.

Kan vi kartlegge selv, eller trenger vi ekstern hjelp?

Dere kan kartlegge selv etter opplæring. Ekstern hjelp er nyttig første gang for å lære metoden riktig og unngå vanlige feil. Deretter kan dere gjøre det internt.

Det viktigste for å bli god på prosesskartlegging er å praktisere. Kjennetegn på et godt prosesskart er at det gir resultater - færre misforståelser, mindre venting og køer.

Hvordan sikrer vi at prosesskart holdes oppdatert?

Gjør det til en del av forbedringsarbeidet. Når prosessen endres, oppdateres kartet. Bruk det i opplæring av nye ansatte. Hvis det ikke brukes, vil det ikke oppdateres.

Lær prosesskartlegging i praksis

Vil du at teamet ditt skal se flaskehalsene, dobbeltarbeidet og forbedringsmulighetene?

Vårt kurs i Verdistrømsanalyse lærer deg hvordan du kartlegger og forbedrer prosesser med prosesskart.

Meld deg på Verdistrømsanalyse

Vi fasiliterer prosesskartlegging for bedrifter

Trenger dere hjelp til å komme i gang? Vi fasiliterer prosesskartlegginger og lærer teamet metoden underveis.

Ta kontakt for uforpliktende prat