Hvordan er flyten i dine prosesser? Hvilke aktiviteter utføres?
Hvilke målinger gjøres underveis for å sikre kvalitet?
Er alle enige om hvordan prosessen skal utføres?
For å forbedre en prosess må vi forstå den. Prosesskartlegging hjelper oss å forstå prosessen.
Fordeler med prosesskart
Prosesskart er visuelle verktøy som beskriver hvordan aktiviteter er knyttet sammen for å oppnå et resultat. Prosesskart brukes for formell dokumentasjon av prosesser, for forbedring av prosesser og for design av nye prosesser.
Symboler og fargekoder for å tydeliggjøre type aktivitet er vanlig å benytte. Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg til ulike formål. Felles for dem er at de gjør det enklere for de involverte å forstå sin rolle og hvordan de passer inn i det store bildet.
Prosesskartlegging fokuserer på prosess, ikke på dem som utfører prosessen. Har du en dårlig prosess hjelper det ikke med dyktig mennesker til å utføre prosessen.
Prosesskart er en visuell måte å se hvordan aktiviteter henger sammen.
Her er noen fordeler med å benytte prosesskartlegging:
- Det er en visuell måte å se helheten av prosessen
- Det er lettere for alle som er en del av prosessen å forstå sin rolle og hvordan deres prosess passer inn i det store bildet
- Prosesskart beskriver hvordan alle aktiviteter utføres og hvordan flyten er
- Det kan brukes i forbindelse med opplæring
- Det er lettere å bestemme målepunkter for å forbedre prosessen
- Det vil hjelpe deg med å forstå hvor problemer oppstår, og hvilke årsaker de kan ha
- Det utfyller andre analytiske verktøy ved å gi kilder til data og input som kan analyseres videre
- Det identifiserer mange viktige egenskaper med prosessen som du trenger for å gjøre forbedringer
- Det knytter de enkelte trinnene sammen og synliggjør den totale innsatsen og flyten som er nødvendig for å møte virksomheten og kundens behov
Gjennomføring av prosesskartlegging
Prosesskartlegging utføres med følgende steg:
- Bestem en prosess som skal kartlegges
- Definer prosessen (start og stopp punkt)
- Kartlegg hovedprosess trinnene
- Kartlegg alternative veier
- Inkluderer inspeksjon / kontroll punker
- Identifiser forbedringspunkter
Det er viktig å beskrive prosessen slik den faktisk er, og ikke hvordan du tror eller ønsker at den er. Da er det viktig å gå dit prosessen faktisk skjer ("Go to Gemba"), spørre og involvere de som faktisk utfører prosessen. Still spørsmål og intervju de som er involvert i prosessen.
Bruk gjerne gråpapapir og post-it lapper med ulike farger eller en tavle i prosesskartleggingen. Gjør det enkelt:
«Flow Charts should be as simply as possibly, but not simpler» Albert Einstein
Når prosessen er kartlagt er det enklere å identifisere forbedringer.
Still spørsmål!
Det er spørsmål som leder til forbedringer. Tørr å utfordre etablerte sannheter og dagens praksis. Er svaret "Slik har vi alltid gjort det" er det god grunn til å spørre videre. Det er ingen dumme spørsmål. Her er eksempel på spørsmål som kan brukes i forbedringsarbeidet:
- Hva er formålet med aktiviteten / prosessen?
- Hvordan sikrer vi at formålet er oppnådd?
- Gjennomføres inspeksjoner / kvalitetskontroller? Er disse inkludert?
- Hva skjer dersom inspeksjonen / kontrollen ikke er godkjent?
- Hva påvirker gjennomføringen av aktiviteten?
- Hvor stor variasjon er det i målinger som gjøres?
- Er det aktiviteter som gjøres flere ganger?
- Er det kødannelser i prosessen?
Ulike prosesskart til ulike formål
Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg for ulike formål. Her er noen eksempler:
- Aktivitetsflytdiagram visualiserer flyten av aktiviteter og beslutninger mellom et start- og et stoppunkt.
- SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer) er et overordnet prosesskart som brukes som prioriteringsverktøy.
- Spagettidiagram kartlegger bevegelse og transport av mennesker, varer og informasjon.
- Verdistrømsanalyse kartlegger prosesstrinn og nøkkelinformasjon som er viktig for gjennomløpstid, flyt- og/eller ressurseffektivitet.
- Swimlane er en variant av aktivitetsflytdiagrammet som inkluderer visuelle svømmebaner som viser hvem som er ansvarlig.
- Prosessvariabel kartlegging hjelper deg å identifisere variabler som kan påvirke kvalitet.
Hvilket prosesskart egner seg for din utfordring?
Lean Tech fasiliterer prosesskartlegginger. Ta kontakt om du er interessert!
Prosesskartlegging er beskrevet i nettkurset "Forbedringsverktøy", se informasjon nedenfor.
Animerte videoer med forbedringsverktøy
Lean Techs partner Aksena har utviklet animerte e-læringsvideoer med tilsammen 30 forbedringsverktøy.
Videoene gir deg en rask innføring i verktøyet (fra 40 sek til 9 minutt), slik at det blir enklere å planlegge og gjennomføre effektive arbeidsmøter og aktiviteter.
Be deltakere forberede seg ved å se videoen i forkant av møte. Bruk deretter tilnærmingen som er foreslått i verktøyet for å nå målet med møtet.
Så enkelt kan det gjøres!
Kurset inkluderer:
- 30 Kapitler
- 30 Videoer
- Oversikt og tekstbeskrivelse av hvert verktøy
- Et eller flere eksempel på anvendelse
- Maler (dersom det er relevant)