Prosesskartlegging

«A bad process will beat a good person every time» - W. Edwards Deming -

Hvordan er det med dine prosesser? Er de tilrettelagt for å lykkes?

Er aktivitetene som gjennomføres verdiskapende for kunden? Er flyten mellom aktivitetene god?

Er alle enige om hvordan prosessen skal utføres?

For å forbedre en prosess må vi forstå den. Prosesskartlegging hjelper oss å forstå prosessen.

Fordeler med prosesskart

Prosesskart er visuelle verktøy som beskriver hvordan aktiviteter er knyttet sammen for å oppnå et resultat. Prosesskart brukes for formell dokumentasjon av prosesser, for forbedring av prosesser og for design av nye prosesser.

Symboler og fargekoder for å tydeliggjøre type aktivitet er vanlig å benytte. Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg til ulike formål. Felles for dem er at de gjør det enklere for de involverte å forstå sin rolle og hvordan de passer inn i det store bildet.

Prosesskartlegging fokuserer på prosess, ikke på dem som utfører prosessen. Har du en dårlig prosess hjelper det ikke med dyktig mennesker til å utføre prosessen.

Prosesskart er en visuell måte å se hvordan aktiviteter henger sammen.

Her er noen fordeler med å benytte prosesskartlegging:

• Det er en visuell måte å se helheten av prosessen
• Det er lettere for alle som er en del av prosessen å forstå sin rolle og hvordan deres prosess passer inn i det store bildet
• Prosesskart beskriver hvordan alle aktiviteter utføres og hvordan flyten er
• Det kan brukes i forbindelse med opplæring
• Det er lettere å bestemme målepunkter for å forbedre prosessen
• Det vil hjelpe deg med å forstå hvor problemer oppstår,  og hvilke årsaker de kan ha
• Det utfyller andre analytiske verktøy ved å gi kilder til data og input som kan analyseres videre
• Det identifiserer mange viktige egenskaper med prosessen som du trenger for å gjøre forbedringer
• Det knytter de enkelte trinnene sammen og synliggjør den totale innsatsen og flyten som er nødvendig for å møte virksomheten og kundens behov  

Gjennomføring av prosesskartlegging

1. Bestem hvilken prosess som skal kartlegges.
2. Definer prosessens start og stopp.
3. Bestem aktivitetene som gjøre mellom start og stopp (ikke start for detaljert).
4. Inkluder beslutninger og alternative veier.
5. Inkluder inspeksjoner / kontroller.
6. Identifiser forbedringspunkter.

Det er viktig å beskrive prosessen slik den faktisk er, og ikke hvordan du tror eller ønsker at den er. Da er det viktig å gå dit prosessen faktisk skjer ("Go to Gemba"), spørre og involvere de som utfører prosessen. Still spørsmål og intervju de som er involvert i prosessen. 

Bruk gjerne gråpapapir og post-it lapper med ulike farger eller en tavle i prosesskartleggingen. Gjør det enkelt:

«Flow Charts should be as simply as possibly, but not simpler» Albert Einstein

 Når prosessen er kartlagt er det enklere å identifisere forbedringer.

Still spørsmål!

Det er spørsmål som leder til forbedringer. Tørr å utfordre etablerte sannheter og dagens praksis. Er svaret "Slik har vi alltid gjort det" er det god grunn til å spørre videre. Det er ingen dumme spørsmål. Her er eksempel på spørsmål som kan brukes i forbedringsarbeidet:

• Hva er formålet med aktiviteten / prosessen?
• Hvordan sikrer vi at formålet er oppnådd?
• Gjennomføres inspeksjoner / kvalitetskontroller? Er disse inkludert?
• Hva skjer dersom inspeksjonen / kontrollen ikke er godkjent?
• Hva påvirker gjennomføringen av aktiviteten?
• Hvor stor variasjon er det i målinger som gjøres?
• Er det aktiviteter som gjøres flere ganger?
• Er det kødannelser i prosessen?

Ulike prosesskart til ulike formål

Det er mange ulike typer prosesskart som egner seg for ulike formål. Her er noen eksempler:

• Aktivitetsflytdiagram visualiserer flyten av aktiviteter og beslutninger mellom et start- og et stoppunkt.
• SIPOC (Supplier - Input - Process - Output - Customer) er et overordnet prosesskart som brukes som prioriteringsverktøy. 
• Spagettidiagram kartlegger bevegelse og transport av mennesker, varer og informasjon.
• Verdistrømsanalyse kartlegger prosesstrinn og nøkkelinformasjon som er viktig for gjennomløpstid, flyt- og/eller ressurseffektivitet.
• Swimlane er en variant av aktivitetsflytdiagrammet som inkluderer visuelle svømmebaner som viser hvem som er ansvarlig.
• Prosessvariabel kartlegging hjelper deg å identifisere variabler som kan påvirke kvalitet.

Hvilket prosesskart egner seg for din utfordring?

Lean Tech fasiliterer prosesskartlegginger. Ta kontakt om du er interessert!