Er møter en tidstyv?

tidsstyring

Har du opplevd møter som ikke har vært verdiskapende?

Det er ikke sikkert møtet er unødvendig, men kanskje det ikke er relevant for alle som deltar.

Dårlige forberedelser kan medføre at møter tar lengre tid.

Diskusjoner utenfor møteagenda kan være en annen årsak til at møtet ikke oppleves relevant, eller tar lengre tid enn planlagt.

Innføring av møteregler kan hjelpe på møteeffektiviteten.

Møteregler

Dårlig møteledelse, manglende forberedelser og møtedisiplin fra deltagerne kan gi frustrasjon og store tidstap for ansatte og organisasjoner.

For å forbedre møter, er det viktig å definere noen møteregler. Her er eksempel på møteregler:

Start og stopp til rett tid
Deltagerne kommer forberedt til møte
Dokumenter er distribuert i forkant
Mobiltelefoner satt i “stille”-modus
Åpen og ærlig diskusjon
Taushet er enighet

Møteevaluering

Det er som regel ikke nok å innføre møteregler. Det viktigste for å skape endring er å følge opp og evaluere: Blir reglene fulgt? Har vi blitt bedre?

Ved å evaluere møtene basert på effektivitet og effekt, kan du kontinuerlig forbedre deg.

Her er forslag til sjekkliste:

• Startet og sluttet møtet i tide?

• Ble agenda fulgt, og alle punkter gjennomgått?

• Ble alle involvert?

• Ble aksjoner bestemt, ansvarlig utpekt og tidsfrist satt?

• Ble mål for møtet oppnådd?

Målebare resultater av effektive møter

Betydningen av gode forberedelser kan illustreres med følgende eksempel: En times forberedelse fra møteleder resulterte i at møtet tok 15 min kortere tid. Det var 10 deltagere på møtet inkludert møteleder.

Hva ble effekten av forberedelsene?

Rask hoderegning tilsier en tidsbesparelse på 1,5 t, eller 9 min/deltager. Dersom dette var et møte som ble holdt ukentlig, tilsvarer det mellom 9 og 10 dager frigjort tid til sammen i løpet av et år.

Hvor mye tid bruker du på møter?

Hvor mye tid bruker organisasjonen du jobber i på møter?

Hva kan effektiv møtekultur gi av tidsbesparelser for deg og din virksomhet?

Design effektive møter

"Møtedesign" er beskrevet i nettkurset "Forbedringsverktøy", se informasjon nedenfor. "Møtedesign" beskriver to tilnærminger;

Den første handler om design eller redesign av enkeltmøter.
Den andre handler om design eller redesign av et system med flere møter i en operativ styringsstruktur.

Animerte videoer med forbedringsverktøy

Lean Techs partner Aksena har utviklet animerte e-læringsvideoer med tilsammen 30 forbedringsverktøy.

Videoene gir deg en rask innføring i verktøyet (fra 40 sek til 9 minutt), slik at det blir enklere å planlegge og gjennomføre effektive arbeidsmøter og aktiviteter.

Be deltakere forberede seg ved å se videoen i forkant av møte. Bruk deretter tilnærmingen som er foreslått i verktøyet for å nå målet med møtet.

Så enkelt kan det gjøres!