Strategien må omsettes til handling via strategiske og operasjonelle mål.
Status for strategiske og operasjonelle mål må regelmessig overvåkes for å se om bedriftens strategi er i rute.
Det er vanlig å bruke KPI'er (Key Performance Indicators) for å måle i hvilken grad strategiske mål er oppnådd. KPI'er kan eksempelvis synliggjøres via dashbord eller tavler.
KPI'er kan brytes ned til operasjonelle mål for avdelinger, team og enkeltpersoner. Prosessindikatorer kan brukes til å måle operasjonelle mål og fungerer som en tidlig advarsel for driftsproblemer.
Prosessindikatorer måler hvordan en prosess fungerer på operasjonelt nivå og må samsvare med KPI-ene: Hvis prosessindikatorene viser gode resultater, gjør KPI'ene det også.
For å motivere enkeltpersoner, team og avdelinger, må deres operasjonelle mål og prosessindikatorer være noe de kan påvirke og noe de mener er viktig for de strategiske målene (KPI'er).
Hvis operatører blir målt på maskineffektivitet, og stopptiden påvirkes mest av tilgang på vedlikeholdspersonell og teknikere, reflekterer ikke målingen operatørenes innsats. En mer motiverende måling kan være stopptid forårsaket av årsaker som operatørene kan påvirke.
Mål er ikke motiverende hvis de ikke reflekterer din innsats.
Balanserte mål og KPI'er er også viktig. Ved å fokusere kun på produktivitet, kan kvalitetskostnader og svinn øke. Det kan være situasjoner der du må velge mellom svinn og effektivitet. Da er det viktig at operatørene vet hva de skal prioritere og når.
Lean Six Sigma bruker problemløsningsmetoden DMAIC: Define (forstå problem og sette mål) - Measure (kartlegge nåsituasjon) - Analyze (bevise rotårsaker) - Improve (løse rotårsaker) - Control (sikre varige løsninger). Define fasen handler om å sette mål og målinger: Hvordan måler du suksess?
Her er en "tommelfingerregel" som hjelper deg å definere klare mål: Bruk verbet "øke" eller "redusere", inkluder hva som skal økes eller reduseres samt måleenheten, estimer baseline (nåsituasjon), angi mål og når du skal oppnå det.
Her er et eksempel: Redusere leveringstiden på pizza fra 30 minutter til 20 minutter innen 2020.
Det er viktig med en "operational definition" (definisjon av målingen) for å sikre at alle måler på samme måte og har de samme forventningene til hva vi skal oppnå. Hva menes med leveringstid?
- Er det tiden fra en pizza bestilles fra en kunde til kunden har mottatt pizzaen?
- Er det tiden fra kjøkkenet mottar en pizza bestilling til pizzaen er ferdig pakket i eske?
- Er det tiden fra pizzaen er ferdig pakket i eske til den er levert på døra hos kunden?
Her er det mange muligheter som gi rom for antagelser og misforståelser. For å være tydelig på hvordan vi måler trenger vi en "Operational Definition" som beskriver hvordan målingen utføres.
